WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 |

Ленточные – в них данные отображаются построчно, причем данные каждого поля занимают отдельный столбец;

Отчеты в столбец – в них все поля отображаются в одном столбце и выравниваются по левому краю. Данный тип отчетов очень похож на Формы, но в них нельзя производить редактирование или добавление записей, а только просмотреть содержимое и распечатать его;

Почтовые наклейки – используются для печати почтовых наклеек, которые содержат сведения из какой-либо таблицы базы данных.

В данной работе рассматривается формирование отчетов с помощью Мастера отчетов двух типов– детальных и по сгруппированным данным.

1. Импорт данных из другой базы данных.

Для построения отчетов в нашей базе данных слишком мало записей – все они вполне поместятся на одной печатной странице. Чтобы не вводить вручную дополнительные записи в каждую таблицу, в Microsoft Access имеется возможность переноса сведений из внешних источников данных в свою БД. Эта процедура называется импортом внешних данных. Выполним импорт данных из готовой базы данных, которая хранится в папке C: \ Мои документы \ Шаблон для Access\ data.mdb.

Так как структура таблиц этой БД совпадает со структурой нашей учебной БД, поэтому записи из таблиц data.mdb можно перенести в таблицы вашей БД с помощью буфера обмена.

Для импорта данных из data.mdb выполните следующие действия:

1. Откройте свою базу данных через меню Файл–Открыть базу данных….

2. Перейдите на ярлычок Таблицы (список состоит из 3-х таблиц).

3. Для того чтобы получить дополнительные записи для своих таблиц Продавцы, Покупатели и Заказы из другой БД, надо импортировать внешние объекты с этими данными с помощью команды Файл–Внешние данные–Импорт… (рис.1).

Рис. 1. Меню выбора команды для импорта внешних данных.

4. В появившемся окне Импорт надо найти и открыть папку с файлом data.mdb. Обратите внимание это окно очень похоже на окна Открытие (Сохранение) файла (рис. 2). Затем в этом окне нажмите кнопку Импорт.

Рис. 2. Окно для выбора импортируемого файла.

5. В окне Импорт объектов щелкните на ярлычке Таблицы и просмотрите предлагаемый список таблиц для их последующего импорта (рис. 3).

Рассмотрим состав окна Импорт объектов. Справа от поля со списком таблиц имеются кнопки, при нажатии на которые, выполняется определенная команда:

Рис. 3. Окно импорта объектов БД.

Выделить все – выбирает все объекты в списке (для выбора в списке нескольких объектов достаточно мышью щелкнуть на одном объекте, затем на другом и т.д. для снятия выбора с объекта надо повторно щелкнуть мышью на нем);

Очистить все – отменяет сделанный выбор со всех ранее выбранных объектов для выбора новых объектов;

Параметры >> – кнопка открывает строку параметров для последующего задания параметров импорта сведений из другой базы данных.

Например, импорт данных с сохранением имевшихся связей между таблицами или запросами, с включением специальных панелей инструментов, включением всех спецификаций созданных в импортируемой базе данных. Также можно выбрать режим импорта с сохранением структуры таблиц и содержащихся в них данных, либо только структуры таблицы без данных и, наконец, выбрать вариант сохранения импортируемых запросов: в виде запроса или в табличном виде.

6. В окне Импорт объектов выберите в списке таблицу Продавцы1 и нажмите OK.

В списке таблиц вашей базы данных появится еще одна таблица, которая только что была импортирована – Продавцы1 (рис. 4).

Рис. 4. Список таблиц учебной БД с импортированной таблицей.

Примечание. Если случайно для импорта была выбрана таблица Продавцы, то при переносе ее в вашу БД программа автоматически добавит к имени таблицы цифру 1.

7. Откройте таблицу Продавцы1. Выделите все записи этой таблицы командой Правка– Выделить все записи и скопируйте их в буфер обмена командой Правка–Копировать.

Закройте таблицу Продавцы1.

8. Откройте свою таблицу Продавцы с пятью записями и добавьте в нее записи из буфера обмена командой Правка–Добавить из буфера. На дополнительный вопрос о вставке записей нажмите кнопку Да. Закройте таблицу Продавцы.

9. Удалите таблицу Продавцы1 из своей базы данных (клавиша Delete).

10. Повторите действия оговоренные в п.п. 3–9 для таблиц Покупатели1 и Заказы1.

Просмотрите содержимое таблиц своей базы данных. В ней должны быть записи примерно о заказах, 20 продавцах и 60 покупателях.

Обратите внимание, что ранее созданные запросы и формы также претерпели изменения – в них добавились новые записи, удовлетворяющие назначенным условиям отбора.

Например:

Форма "Заказы стоимостью от 1500 до 5000" первоначально имела 5 записей, удовлетворяющих этому условию, а после импорта новых данных стала иметь записи.

Запрос "Покупатели в Липецке и Саратове" первоначально состоял из покупателей (2 из Липецка, 2 из Саратова), а теперь содержит записи еще о покупателях, удовлетворяющих заданному условию отбора (все из Саратова).

Запрос "Продавцы с большими комиссионными" (комиссионные > 0,12) первоначально содержал сведения только о 2 продавцах, а теперь этот перечень увеличился до 9 человек.

Вывод. После завершения импорта данных, изменения произошли не только в исходных таблицах, которые стали содержать гораздо больше сведений, но и в созданных на их основе Запросах и Формах.

2. Подготовка объектов базы данных к печати.

В Access можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Для примера в окне базы данных выберите таблицу Покупатели и дайте команду Файл–Предварительный просмотр, либо на панели инструментов нажмите кнопку Щелчком мыши в любом месте появившегося документа можно увеличить/уменьшить масштаб просмотра. В увеличенном масштабе документ будет выглядеть подобно рис. 5.

Рис. 5. Документ с данными таблицы Покупатели подготовленный для печати.

Задание. Перейдите на закладку Формы в окне базы данных и откройте форму "Заказы стоимостью от 1500 до 5000", затем дайте команду Файл–Предварительный просмотр. Если при увеличении масштаба просмотра данные не умещаются в окне просмотра, мышью растяните границы этого окна. Попробуйте режим Предварительного просмотра этой формы в табличном виде и виде формы.

Однако подобный способ формирования документа для печати не отвечает всем требованиям оформления официальных документов, тем более его внешний вид не позволяет быстро увидеть требуемые записи, а выдает ее в виде обычной таблицы.

Для решения этой проблемы в Access имеется возможность подготовки любых данных в виде отчета. При этом отчет может быть оформлен так, чтобы сразу отображать данные в виде удобном для дальнейшего анализа сведений.

3. Создание детального отчета.

Access содержит средства, позволяющие представить отчет в хорошо оформленном и легко читаемом виде. Детальный отчет содержит ту же информацию, что и таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.

Самый быстрый способ создать отчет – использовать Мастер отчетов. Эта программа размещает поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стиле. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор.

Опишем основные элементы отчета. Их расположение показано на рис. 6.

Рис. 6. Элементы детального отчета.

Заголовок отчета (№ 1 на рис. 6) расположен в верхней части левой страницы и обычно включает в себя имя отчета и ткущую дату.

Верхний колонтитул (№ 2 на рис. 6) расположен в верхней части каждой страницы отчета и содержит заголовок столбцов таблицы.

Область данных (№ 3 на рис. 6) расположена между верхним и нижним колонтитулами и содержит записи запроса, выбранного в качестве базового.

Нижний колонтитул расположен в нижней части каждой страницы отчета. Часто он содержит номер страницы.

Область примечаний (№ 4 на рис. 6) отчета расположена в самом конце отчета. В ней содержатся, например, итоговые суммы по колонкам таблицы.

Сформируем отчет о покупателях из Липецка и Саратова. Запрос на выборку таких покупателей из БД вы сделали в предыдущей лабораторной работе.

Процедура формирования Отчета с помощью Мастера отчетов очень похожа на создание Формы с помощью Мастера форм, которую вы изучили в работе № 2.

Для создания Отчета выполните следующие действия:

1. Выберите закладку Отчет в окне базы данных. Нажмите кнопку Создать.

2. В окне Новый отчет выберите режим создания отчета – Мастер отчетов, в качестве источника данных выберите из списка запрос Покупатели в Липецке и Саратове (рис. 7), нажмите кнопку OK для перехода к следующему шагу создания отчета.

Рис. 7. Окно создания нового отчета.

3. В окне Создание отчетов Мастера для выбора отображаемых в отчете полей (рис. 8) выберите поля Имя и Рейтинг. Поле Номер служит для связи таблиц в базе данных, и, будучи выданным в отчете, не является информативным для человека.

4. Перенос этих полей в состав нового отчета осуществляется так – в области Доступные поля: выберите поле Имя и нажмите на кнопку со знаком > это поле переместиться в область Выбранные поля, затем перенесите поле Рейтинг (рис. 8).

5. Для перехода к следующему шагу диалога нажмите кнопку Далее >.

Рис. 8. Выбор полей для включения в отчет.

Следующий шаг Диалога предлагает задание уровней группировки данных из выбранных полей (рис. 9).

Например, задание группировки по Рейтингу приведет к тому, что в отчете будут представлены группы покупателей имеющих одинаковый рейтинг, а сами рейтинги будут располагаться либо по возрастанию, либо по убыванию значения.

Рис. 9. Окно для задания группировки Рис. 10. Окно определения поля и данных. направления сортировки.

В нашем случае Уровни группировки задавать не будем!!! 6. Нажмите кнопку Далее > для перехода к следующему шагу создания отчета.

7. Выберите в списке полей сортировку по имени покупателей (справа от поля имеется кнопка направление сортировки, при нажатии, на которую изменяется направление сортировки).

Проверьте направление сортировки должно быть по возрастанию нажмите кнопку Далее > (рис. 10).

8. В следующем шаге предлагается выбрать вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Из предложенных мастером макетов отчета чаще всего используются отчеты "В столбец" и "Табличный". Выберите макет отчета "В столбец", Ориентация листа бумаги – книжная (рис. 11). Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее >.

9. Параметры следующего шага позволяют выбрать в списке стиль оформления отчета.

Различные стили влияют на расположение и количество обрамляющих линий в отчете, внешний вид отчета в столбец не меняется – названия полей слева, в столбце справа от них выводятся данные этих полей (рис. 12). Выберите в списке стиль Строгий и нажмите Далее >.

Рис. 11. Окно задания макета отчета. Рис. 12. Окно задания стиля отчета.

10. В последнем окне Мастера задайте имя нового отчета "Покупатели в Липецке и Саратове (в столбец)" остальные параметры оставьте без изменений и нажмите кнопку Готово.

В окне предварительного просмотра в увеличенном масштабе отчет будет выглядеть так, как показано на рис. 13.

Рис 13. Детальный отчет "В один столбец".

11. Закройте окно предварительного просмотра. Назовите отчет "Покупатели в Липецке и Саратове (в столбец)".

Теперь посмотрим, как выглядит детальный отчет в виде "Табличный". Аналогично предыдущему отчету, создайте с помощью Мастера отчетов на основе запроса Покупатели в Липецке и Саратове.

Внимание!!! При выполнении действий описанных в п.8 в качестве макета отчета укажите "Табличный". Все остальные параметры Мастера выбирайте аналогично созданному отчету "В один столбец".

Сохраните его под именем "Покупатели в Липецке и Саратове (табличный)".

Сформированный отчет будет выглядеть так, как показано на рис. 14.

Рис 14. Детальный отчет типа "Табличный".

Примечание.

Рассмотренный алгоритм создания отчета с помощью Мастера отчетов позволяет задать параметры, макет и стиль формируемого отчета по желанию человека.

В Access имеется и другие возможности создания отчетов для создания которых не требуется определение всех параметров будущего отчета, а достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку OK.

1. Мастер Автоотчет: в столбец создает отчет в столбец (рис. 15).

В этом случае программа автоматически перенесет все поля, из источника данных (в нашем случае это Запрос "Покупатели в Липецке и Саратове") в котором будут отражены все поля и записи в том же порядке, как и в Запросе, только представлены они будут в один столбец (рис. 16).

Рис. 15. Окно Новый отчет для выбора Рис. 16. Автоотчет: в столбец.

Автоотчета: в столбец.

2. Мастер Автоотчет: ленточный создает отчет в табличном виде (рис. 17).

В этом случае программа автоматически переносит все поля, из источника данных (Запрос "Покупатели в Липецке и Саратове") и создает отчет в виде таблицы. Такой отчет полностью повторяет внешний вид и содержание Запроса (рис. 18).

Рис. 17. Окно Новый отчет для выбора Рис. 18. Автоотчет: ленточный.

Автоотчета: ленточный.

Резюме! Сформировать такие отчеты легко и быстро, но они не всегда удовлетворяют поставленной задаче. В нашем случае совершенно не подходят, т.к. не производят отбор покупателей из Липецка и Саратова по их Имени и Рейтингу.

4. Создание отчета по сгруппированным данным.

Данные вашей базы данных будут более информативными, если их сгруппировать по определенным категориям. Например, когда вы просматриваете данные по заказам, вам вряд ли покажется удобным работать с длинным списком всех заказов – лучше получить сведения, сгруппированные по городам. И совсем хорошо, если список заказов по каждому городу будет завершаться итоговой суммой, чтобы вы имели возможность быстро определить, где ваши товары продаются лучше всего.

Отчеты по сгруппированным данным можно подготовить с помощью Мастера отчетов.

Группа представляет собой совокупность родственных записей. Создавая отчет по сгруппированным данным (рис. 19), вы облегчаете работу читателю. Дело не только в том, что такой отчет представляет сгруппированные определенным образом данные, он кроме того, содержит вводную и суммарную информацию по каждой из групп (максимум их может быть 4).

Рис. 19. Элементы отчета с группировкой.

Заголовок группы (№ 1 на рис. 19) идентифицирует группу, т.е. представляет её.

Область данных (№ 2 на рис. 19) является основной частью группы и содержит соответствующие записи базового запроса.

Примечания к группе (№ 3 на рис. 19) содержат суммарные сведения, например, объем продаж товаров данной категории.

Примечания к отчету (№ 4 на рис. 19) размещены в самом конце отчета и включают итоговые цифры, например, сумму продаж по всем категориям.

Для примера сформируем групповой отчет, содержащий данные о заказах выкупленных покупателями из различных городов.

Сразу это выполнить достаточно сложно, т.к. в таблице Заказы отсутствуют данные о городе покупателя.

Поэтому предварительно надо создать Запрос, отбирающий данные о стоимости заказа и городе покупателя, сделавшего этот заказ.

Создайте такой запрос на основании двух таблиц Заказы и Покупатели (его бланк приведен на рис. 20) и сохраните его под именем Заказы по городам (рис. 21).

Рис. 20. Бланк запроса Заказы по городам. Рис. 21. Запрос Заказы по городам.

На основе этого запроса с помощью Мастера отчетов создайте новый отчет Заказы по городам (групповые вычисления).

Для этого выполните следующие действия:

1. Перейдите в окне своей БД на закладку Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2. В открывшемся окне Новый отчет выберите Мастер отчетов, а в качестве источника данных выберите запрос Заказы по городам и нажмите OK (рис. 22).

Рис. 22. Окно Новый отчет.

3. На следующем шаге создания отчета перенесите доступные поля в правую область, нажав кнопку >>, затем нажмите Далее >.

4. Выберите тип представления данных Заказы и нажмите кнопку Далее > (рис. 23).

Рис. 23. Выбор типа представления данных.

5. Задайте уровень группировки записей. В качестве поля для группировки укажите поле Город и нажмите кнопку >, затем кнопку Далее >.

6. Выберите тип представления данных Заказы и нажмите кнопку Далее > (рис. 23).

Следующим шагом необходимо определить порядок сортировки записей и определить какие вычисления следует произвести в этом отчете (рис. 24, рис. 25).

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 |






© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.