WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 7 |

Предположим, что из всех отобранных покупателей вас интересуют лишь те, у которых значение рейтинга выше 100. Чтобы выполнить подобный отбор, вам нужно ввести этот критерий в виде выражения, которое уточняет интересующие вас параметры и требует от Microsoft Access сравнения чисел.

Выполните действия:

10. Щелкните на окне Расширенный Фильтр, чтобы привести его в активное состояние. В окне вы увидите установленные ранее условия фильтрации записей.

11. В соседней ячейке (рядом с ячейкой Город) в строке Поле, выберите из списка полей Рейтинг, либо перетащите его из верхнего списка полей.

12. В клетке Условие отбора укажите неравенство >100 (рис. 16), затем нажмите клавишу Enter.

13. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов и увидите на таблицу с единственным покупателем, который отвечает всем условиям отбора, т.е. из всего списка покупателей выбран покупатель из Архангельска и его рейтинг больше 100.

Рис. 16. Вид бланка Расширенного фильтра с дополнительным условием отбора.

Чтобы снова вызвать на экран все записи нужно отключить фильтр. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Удалить фильтр (она же выполняет вторую функцию Применение фильтра). Теперь в таблице вновь будут показаны все записи, а не только те, которые отвечают условиям отбора.

Задание.

Произведите отбор записей в форме Покупатели с помощью кнопки Фильтр по выделенному только из Саратова, для этого в поле Город поместите курсор в ячейку с записью Саратов и нажмите на панели инструментов кнопку Фильтр по выделенному.

Результатом отбора должна стать таблица с двумя покупателями из Саратова – Кустов и Фролов. Отключите фильтр, чтобы увидеть все записи таблицы.

Задание.

Выберите те записи о покупателях, чей рейтинг 100 используя кнопку Фильтр по выделенному.

3.3. Сортировка записей.

Иногда возникает необходимость отсортировать ваши записи тем или иным образом. Например, может понадобиться расположить записи о покупателях в алфавитном порядке городов, где они живут.

Вы можете создать свой собственный фильтр, используя окно Фильтр, но Microsoft Access располагает значительно более простым способом решения подобной задачи.

Поскольку вы только что имели дело с диалогом Фильтр, там содержатся ранее введенные вами критерии. В данном случае они вам не нужны и их следует отменить:

1. Щелкните на кнопке Изменить фильтр. Введенные вами ранее условия все еще находятся в полях диалога.

2. Выберите команду меню Правка–Очистить бланк или нажмите кнопку Microsoft Access удалит всю информацию из бланка фильтра.

3. Щелкните на кнопке Применить фильтр панели инструментов, чтобы ваши данные были готовы к сортировке.

Теперь попробуйте рассортировать записи в алфавитном порядке прямо в окне таблицы.

1. Щелкните на поле Город любой записи в таблице Покупатели.

2. Щелкните на кнопке По возрастанию на панели инструментов (рис. 17).

Рис. 17. Кнопки сортировки на панели инструментов:

По возрастанию, По убыванию.

В данном случае восходящий порядок означает, что записи сортируются по возрастанию или по алфавиту от А до Я (рис. 18). Нисходящий порядок означает сортировку по убыванию – от Я до А.

Использование кнопок По возрастанию или По убыванию, а также команда меню Записи– Сортировка создают и применяют фильтр автоматически.

Рис. 18. Вид таблицы после сортировки городов в алфавитном порядке.

Откройте диалоговое окно Расширенный фильтр, чтобы увидеть заполненный бланк фильтра и текущий режим сортировки.

Теперь расположите записи по числовым значениям. Вы можете, например, отсортировать записи о покупателях по убыванию их рейтинга.

1. Щелкните на строке заголовка таблицы Покупатели, чтобы сделать ее активной.

2. Щелкните на любой записи в поле Рейтинг.

3. Щелкните на кнопке По убыванию панели инструментов (рис. 17) или выберите в меню команду Записи–Сортировка–По убыванию.

В данном случае нисходящий порядок (рис. 19) означает, что записи сортируются по рейтингу от высоких значений к низким.

Рис. 19. Результат сортировки по убыванию рейтинга.

4. Теперь закройте форму Покупатели.

Учтите, что Microsoft Access не сохраняет действующий фильтр вместе с формой. Поэтому, когда вы в следующий раз откроете форму, записи не будут отсортированы или подвергнуты фильтрации. В следующей работе вы научитесь создавать и использовать запросы. Запрос может быть уподоблен фильтру, но он сохраняется при выходе из окна. Вы можете многократно использовать запрос для того, чтобы записи представлялись в соответствии с определенными условиями и в оговоренной последовательности.

4. Практическое задание.

1. Откройте форму Продавцы. Выполните переключение между Режимом формы и Режимом таблицы с помощью команд меню и кнопок панели инструментов.

2. В табличном представлении данных о продавцах скройте столбец Номер, сузьте столбцы Город и Комиссионные.

3. Восстановите первоначальный вид таблицы Продавцы.

4. В режиме формы найдите запись о продавце, проживающем в городе Бронницы.

5. В режиме формы найдите запись о продавце Ольшевский, а при задании параметров поиска введите фамилию с маленькой буквы, выберите тип совпадения С любой частью поля, отключите опцию Только в текущем поле и включите опцию С учетом регистра, как показано на рис. 20.

Рис. 20. Окно Поиска для выполнения задания № 5.

6. В режиме таблицы создайте фильтр для выборки записей о продавцах, проживающих в Липецке, используя Расширенный фильтр.

7. Удалите фильтр записей о продавцах.

8. Отсортируйте записи формы Продавцы в алфавитном порядке их имен.

9. Откройте форму Заказы и отсортируйте записи по убыванию стоимости заказа.

10. В режиме таблицы создайте фильтр для выборки записей о заказах, произведенных после 10.03.96 в Липецке, используя Расширенный фильтр. (Обратите внимание на добавленные программой разделители # появившиеся в строке Условие отбора после нажатия клавиши Enter.) 11. Произведите выборку заказов выполненных продавцом с номером 1002, пользуясь кнопками фильтров панели инструментов.

Microsoft Access 97. Работа № Установление связей между таблицами.

Создание запросов.

Цель работы: Изучение типов связей и создание связей между таблицами. Изучение принципа создания запросов, определения критериев запроса и сортировки данных.

Знакомство с назначением и использованием операторов в логических выражениях.

Поиск данных в одной таблице, фильтрация и сортировка, – мощные средства доступа к базе данных, но для большинства баз данных их недостаточно. Эти средства не позволяют выбирать информацию одновременно из нескольких таблиц, что часто бывает нужно. Например, в учебной базе данных может потребоваться найти список всех заказов, сделанных покупателями из Саратова. Или получить ответ на вопрос: "Сколько таким-то продавцом оформлено заказов".

Вопросы такого рода можно задавать базе данных с помощью запросов – средств, позволяющих извлекать информацию одновременно из нескольких таблиц. Поскольку запрос работает с несколькими таблицами, для получения корректных данных очень важно правильно задать связь между таблицами базы данных.

1. Установление связей между таблицами.

В учебной базе данных связи между таблицами осуществляются через целочисленные ключевые поля Номер, хранящие уникальные номера записей каждой таблицы. Например, в каждой записи таблицы Заказы хранится номер покупателя, сделавшего заказ и номер продавца, оформившего этот заказ. Если вас интересует более подробная информация о покупателе, сделавшем определенный заказ, то вы должны, зная номер покупателя, обратиться к соответствующей записи таблицы Покупатели.

При заполнении таблиц данными вы ясно видели связи между таблицами и поэтому можете их использовать для поиска данных в таблице вручную, открывая связанные таблицы и отыскивая нужные данные. Чтобы MS Access смог автоматически извлечь нужную вам информацию, необходимо сообщить ему о существующих в базе данных связях между таблицами.

1.1. Типы связей между таблицами.

MS Access имеет дело с базами родственных данных, благодаря чему вы можете одновременно работать с данными из нескольких таблиц. Сформировав таблицы базы данных и установив ключевое поле для каждой таблицы, вы можете создать между таблицами взаимоотношения. Они помогут MS Access связывать данные в каждом новом запросе, форме или отчете, включающем обе связанные таблицы.

В MS Access вы можете создать два типа связей: отношение один-ко-многим или отношение одинк-одному. В первом случае, более распространенном, одна запись таблицы связана с множеством записей другой таблицы. Скажем, покупатель может сделать один или несколько заказов. Поэтому одной записи в таблице Покупатели, которая в данной связи будет первичной таблицей, может соответствовать несколько записей в таблице Заказы, которая называется связанной таблицей (рис. 1.).

В случае менее распространенного отношения один-к-одному одной записи в первичной таблице соответствует только одна запись связанной таблицы. Подобный тип связи имеет смысл устанавливать в том случае, когда вы хотите, например, разделить данные на открытые и конфиденциальные. Например, есть база данных, содержащая сведения о сотрудниках фирмы.

Фамилия, имя и должность сотрудников фирмы могут располагаться в одной таблице, а данные о зарплате – в другой. Между этими таблицами будет существовать отношение один-к-одному, поскольку каждой записи в одной из них соответствует единственная запись в другой.

Рис. 1. Связь типа один-ко-многим между двумя таблицами.

Связи между таблицами часто помогают убедиться в том, что таблицы лишены противоречивых сведений: например, что в таблице Заказы нет заказов, которым не соответствовал бы какой-либо покупатель из таблицы Покупатели.

1.2. Создание связи между двумя таблицами.

Если вы хотите создать связь между двумя таблицами, следует прежде убедиться, что в них есть совпадающие поля. Ключевое поле первичной таблицы соответствует аналогичному полю связанной таблицы, Последнее иногда называют внешним ключом.

Определите, какая из таблиц будет первичной, а какая - связанной. Если связанная та6лица не содержит поля данных, совпадающего с ключевым полем первичной таблицы, необходимо добавить его к связанной таблице – лишь в этом случае вы сможете создать связь между таблицами. Связанные поля должны содержать совпадающие данные и характеризоваться одинаковым типом данных. Поля данных цифрового типа должны также иметь одинаковый формат.

После того, как связь установлена, вы не сможете изменять или удалять поля, на которых она основана, до тех пор, пока не удалите саму связь.

Создание и удаление связей производится в окне Схема данных. Чтобы вызвать это окно, выберите команду меню Сервис–Схема данных… (конечно, при этом должна быть открыта ваша база данных).

Появится окно Схема данных. Если вы открываете его не впервые, окно появится точно в таком виде, в каком вы сохранили его в последний раз. При первом установлении связи окно будет пустым, и сразу же появится диалог Добавление таблицы (рис. 2).

Рис. 2. Диалоговое окно Добавление таблицы.

Теперь добавьте таблицы к окну Схема данных:

1. Если MS Access автоматически не выводит на экран диалог Добавление таблицы, выберите команду меню Связи–Добавить таблицу.

2. В закладке Таблицы выделите строку Заказы, а затем щелкните на кнопке Добавить.

3. Таким же образом поступите с таблицами Покупатели и Продавцы. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схема данных.

4. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалог Добавление таблицы.

Расположите таблицы в окне Схема данных так, как показано на рис. 3. Для перемещения таблицы нажмите левую кнопку мыши на названии таблицы и, не отпуская кнопку мыши, переместите таблицу в нужное место.

Рис. 3. Три таблицы в окне Схема данных.

Теперь установим связь между таблицами Заказы и Покупатели. Т.е. установим связь списка всех покупателей с заказами, которые они сделали, а в качестве сравнительного параметра используем уникальный номер покупателя.

Для этого проделайте следующее:

1. Находясь в окне Схема данных, перетащите поле Номер (удерживая на нем нажатой левую кнопку мыши) из списка полей таблицы Покупатели на поле Номер покупателя в списке Заказы. Тем самым вы перемещаете поле из первичной таблицы Покупатели в связанную таблицу 3аказы. Когда вы отпускаете клавишу мыши, появляется диалог Связи (рис. 4). Удостоверьтесь, что в списке находятся имена связываемых полей.

2. Щелкните на кнопке Создать. Теперь таблица Покупатели связана с таблицей Заказы.

Вы видите линию, которая соединяет два связанных поля в этих таблицах (рис. 5). Связь будет сохраняться до тех пор, пока вы сами ее не удалите.

Рис. 4. Диалоговое окно Связи. Показана связь поля Номер таблицы Покупатели и поля Номер покупателя таблицы Заказы.

Рис. 5. Связь между таблицами установлена.

В учебных целях удалите только что созданную связь, чтобы затем восстановить ее заново:

1. Щелкните на линии между та6лицами Покупатели и Заказы. Линия станет толще (рис.

6).

Рис. 6. Щелчок на линии связи выделяет ее.

2. Нажмите клавишу Delete, чтобы удалить связь.

3. В появившемся окне с сообщением MS Access спрашивает подтверждение на удаление связи из базы данных, щелкните на кнопке Да, подтверждая тем самым свое намерение удалить связь. MS Access убирает линию, соединяющую две таблицы. Больше они не связаны.

Задание. Создайте три связи:

1. связь таблиц Покупатели и Заказы;

2. связь таблиц Продавцы и Заказы;

3. связь таблиц Продавцы и Покупатели. Окно Схема данных в результате должно выглядеть так, как показано на рис. 7.

Рис. 7. Связи между таблицами учебной базы данных.

Сохраните созданные связи:

1. Дважды щелкните на кнопке системного меню окна Схема данных, чтобы закрыть его.

MS Access спросит вас, хотите ли вы сохранить изменения окна Схема данных.

Заметим, что от вашего решения зависит лишь графическое представление окна, установленные же связи останутся в вашей базе данных.

2. Щелкните на кнопке Да, чтобы сохранить представление окна связей. Открыв в следующий раз окно Схема данных, вы увидите его таким, каким только что сохранили.

2. Создание запросов.

2.1. Что такое запрос Запрос определяет группу записей, с которыми вы хотите работать. Его можно сделать, например, в такой форме: "Предъявите мне имена покупателей, проживающих в таком-то городе, сделавших заказы на такую-то сумму". Ответом будет таблица с временным набором данных, которая называется динамическим набором. Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц (рис. 8).

Рис. 8. Динамический набор данных из разных таблиц Вы можете спросить, а почему просто-напросто не включить все нужные вам данные в одну большую таблицу В ответе на этот вопрос содержится секрет реляционной базы данных. Вы создаете отдельную таблицу по каждой теме, например, о покупателях или о заказах, а в результате получаете систему, обладающую исключительной гибкостью соединения данных.

Запросы используются примерно так же, как и таблицы. Вы можете открыть запрос и просмотреть соответствующий динамический набор данных в табличном представлении. На базе запроса вы можете создать форму или отчет. Кроме того, вы можете обновить данные в динамическом наборе и сохранить эти изменения, включив их в таблицу, где эти данные хранились изначально.

Исключительная гибкость запроса дает вам возможность пользоваться им куда чаще, чем таблицей. Дело в том, что вы можете применить запрос для сортировки данных или для просмотра некоего целевого подмножества сведений из вашей базы данных. Например, вместо того чтобы просматривать всю таблицу Покупатели, вы можете просмотреть сведения только о клиентах из определенного региона, да еще при этом увидеть данные о сделанных ими заказах.

Работая с фильтром (в предыдущей лабораторной работе), вы брали информацию лишь из одной таблицы. Прибегая к запросу, можно востребовать информацию из нескольких областей вашей базы данных и, кроме того, сохранить запрос для повторного использования или создать на базе имеющегося запроса новый.

2.2. Запросы по образцу.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 7 |






© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.