WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 | 3 |
СОДЕРЖАНИЕ 1. Начало.............................................................................................2 2. Таблицы...........................................................................................4 2.1. Фильтры в таблицах....................................................................................... 15 2.2. Маски ввода........................................................................................................ 16 3. Схема данных...............................................................................18 4. Формы............................................................................................22 5. Запросы.........................................................................................24 5.1. Простые запросы на выборку............................................................................ 24 5.2. Перекрестный запрос...................................................................................... 28 5.3. Варианты запросов.......................................................................................... 31 5.3.1. Групповые операции..............................................................................31 5.3.2. Пустые значения в арифметических операциях (Функция Nz)..............33 5.3.3. Запросы с параметрами..........................................................................36 5.4. Запросы на обновление................................................................................... 36 5.4.1. Запрос на удаление................................................................................37 5.4.2. Запрос на обновление............................................................................38 6. Отчеты...........................................................................................39 6.1. Остатки на начало............................................................................................. 39 6.2. Отчет о поступлениях................................................................................... 7. Макросы.........................................................................................8. Кнопочные формы.......................................................................Дополнительные сведения................................................................Использованная литература..............................................................Самостоятельная итоговая работа...................................................Digitally signed by Maximoff DN: CN = Maximoff, C = RU, O = Famile, OU = Home Maximo Reason: I am glad, that you use this book. Maximoff N.A.

Date: 2007.01.15 19:55:+03'00' ff Введение в СУБД ACCESS Методичка не догма, а руководство к действиюI Н.А.Максимов, ПСНС1, том 2003, стр. 11.1. Начало Запуск СУБД (Система Управления Базами Данных) производим через ярлык на рабочем столе (изображение ключа ) или меню Пуск Программы. Если и там нет, то найдем ярлык по адресу C:\ Program files\Microsoft Office\Office и ярлык с названием Msaccess (изображение ключа увидите!). В первый и единственный раз в раскрывшемся окне укажем Новая база данных, в следующий раз будем просто открывать уже существующую.

Указать адрес и имя, лучше на С:\student\Ek_21d (нормальное название своей группы!!!)\Товары или Магазин.

Базы данных всегда создаются на жестких дисках, имена и адреса присваиваются в самом начале. Это в разных редакторах и процессорах типа Word and Excel все набирается в оперативной памяти, а потом сохраняется на диске. При работе с базами данных сохраняются только части самой БД (таблицы, запросы и т.д.) после их корректировки в режиме Конструктора, но не в виде отдельного файла, а как составная часть одного большого файла БД:

для Access с расширением.MDB (Microsoft Data Base), а для большинства других СУБД (FoxPro и др.) как.DBF (Data Base File). При работе в режиме Просмотра (Открытия) сохранение происходит автоматически, при выходе из режима Конструктора требуется разрешение на сохранение введенных изменений, тогда же можно и переименовать или присвоить новое имя элементу БД.

Справочная система такая же, как и во всех приложениях Office. Учитесь грамотно и своевременно пользоваться справочной системой, это основа основ при изучении любых программ!!! ПСНС – полное собрание неопубликованных сочинений Ниже приведен стандартный вид окна БД (взят из справки Access 2000!) Начнем создавать таблицы, они являются основой любой реляционной. БД.

Таблицы – они везде таблицы, что в Word, Excel или Access. Только здесь мы должны заранее описать свойства таблиц (список полей и их свойства, их связи в БД), а конкретные данные вводить только после создания структуры таблиц.

2. Таблицы Создаем 4 таблицы с полями:

1) Справочник товаров a) Код товара b) Наименование Маленькие хитрости большой БД c) Ед_изм d) Срок хранения В именах полей нельзя 2) Остаток начальный использовать. точку, прямые a) Код товара [квадратные] кавычки, b) Ост_нач восклицательный знак !. Пробелы 3) Поступления допустимы, но не желательны. Имя a) № накладной не может начинаться с пробела.

b) Код товара c) Количество d) Дата поступления e) Поставщик 4) Остаток конечный a) Код товара b) Ост_кон Кстати, таблицы почти такие же, какие мы использовали в Excel для получения оборотной ведомости2. Только инструмент другой – Access.

Начнем с главной таблицы – Справочника товаров. Будем ориентироваться на создание таблицы в режиме Конструктора.

А это окно БД наше, уже после создания таблиц. Ознакомьтесь, но мы все проделаем неспешно, шаг за шагом, но основательно. Сначала откроем Объект Таблица, у нас три инструмента Создание … и выше просто Создать. Выберем первый:

См. Егорова Г.Н., Максимов Н.А.\Excel 2000 и не только…\ • Создание таблицы в режиме конструктора раскроется окно таблица1:

таблица, поочередно будем вводить имена полей и их свойства:

Код товара, тип данных - Числовое (выбираем из списка), а в нижнем подокне свойства поля по умолчанию стоит Длинное целое, в Описание напишем: Это поле ключевое, самое главное, каждый ключ уникален! Ключ мы поставим просто: пока активно поле Код (курсор в любой позиции строки) нажмем на инструмент Ключ или контекстное меню Ключевое поле (см.

картинки ниже).

Забегая вперед: При разработке кодов мы будем использовать упрощенный вариант позиционного3 кодирования. Код товара пусть будет трехзначным, где первый знак означает код группы товаров, вторая и третья – код товара внутри группы. Пусть 1-хлебобулочные изделия, 2-бакалейные, 3-кондитерские, 4-молочные, 5мясные и т.д. Примерный вариант см. в таблице Справочник товаров.

Наименование - Текстовое, длина до 30 ( в размер поля 50 зам. на 30) Ед_изм – Текстовое, до 4-х символов, а вот в нижнем окне Свойства поля зададим Значение по умолчанию кг Срок хранения – Числовое, до 120 дней, по умолчанию 1.

Каждая позиция в структуре кода обозначает один независимый признак – фасету, а внутри каждой фасеты – порядковая система кодирования Свойства полей посмотрите ниже, копии экранов прилагаются с избытком. Каждый кадр отображает свойства одного из полей, обычно по порядку (смотрите на положение курсора в кадре, какое из полей таблицы активно).

Здесь и далее: наши картинки-копии экрана могут быть чуть сдвинутыми относительно поясняющего текста (из-за попытки рационального размещения на страницах), поэтому смотрите на 1-2 рисунка вперед или назад.

Ваша задача – почитывать текст указаний и выполнять все действия по шагам ()4, ориентируясь на рисунки – копии экрана.

Важно: задавая в свойствах полей их показатели, мы облегчаем дальнейшую работу с таблицами при вводе и контроле данных!!! Поэтому не ленитесь задавать их свойства изначально еще на этапе конструирования.

Означает следующий шаг или диалоговое окно После всего закроем окно таблицы через X, нас попросят озаглавить Справочник. Данные пока не вводим.

• Для таблицы Ост_нач будут два поля: Код тов и Ост_нач. Код как ключевое поле, и мы его в свойствах полей укажем как выбор из полей таблицы Справочник, но попозже. А сейчас его тип – Числовое, длинное целое. Ост – тоже Числовое, длинное целое, но совпадения уже допускаются.

• Таблицу Ост_кон – идентично • Для таблицы «Прибыло» (см. рисунки ниже) выберем поля и типы данных.:

№ накладной – Счетчик (автоматическое присвоение номера), ключевое Код товара – числовой Количество - числовой Для поля «Поставщики» сперва выберем тип данных текстовый, а затем самый нижний - мастер подстановок, в появившемся окне укажем «фиксированный набор значений» и введем трех поставщиков в виде таблицы (обычно в устойчивой экономике поставщики уже определились) (см5.). Т.к.

основным поставщиком является ОАО «Хлеб», то его оставим по умолчанию.

Дату поступления также сделаем по умолчанию текущую (Функция Date () без параметра из построителя выражений, можно набрать вручную, а лучше вызвать построитель). Дополнительно ограничим, чтобы введенная дата не превышала текущую (Условие на значение <=Date).

Ниже окно построителя и пример выбора встроенной функции Date.

Построитель выражений – это … или знак на панели инструментов.

Когда пользуетесь построителем, то тщательно выбирайте выражения, удаляйте лишние пробелы Здесь Выбрать - 4. что. – извлечь откуда-нибудь все без остатка. В. все запасы (См.

Толковый словарь русского языка С.И.Ожегова и Н.Ю.Шведовой) Здесь и далее СМ. означает, что рядом есть соответствующий кадр – изображение экрана Окна выбора поставщиков из списка Маленькие хитрости большой БД. Access сама ограничивает текстовые данные двойными кавычками, поэтому в текстовом поле для выражений типа ОАО “Хлеб” лучше применять одинарные кавычки – ‘Хлеб’ или другой разделитель, иначе нам “Хлеб”а не видать… И так, у нас на этот момент описаны свойства полей всех 4-х таблиц. Но мы пойдем дальше: во всех ведомых таблицах значения КОД ТОВАРА будем брать при помощи Мастера подстановок со Справочника.

До ввода данных в таблицы через Конструктор (выделить таблицу и нажать на Конструктор) переустановите свойства этого поля во всех трех ведомых таблицах!!! Вариант для таблицы “Остаток конечный» приведен.

Выделить поле код товара Тип данныхМастер подстановок выбрать …из таблицы или запроса Справочник из Справочника выбираем Код товараГотово.

Свойства полей вкладки подстановка создаются автоматически, вводить ничего не надо Активна вкладка Подстановка Выражение Выражение в источнике строк создается автоматически как конструкция SQL 6.

Символ означает дополнительную информацию, не для «чайников»: если непонятно – можно пропустить В результате будут созданы 4 таблицы (пока пустые). Заполнение таблиц начнем с Главной (ведущей) таблицы – Справочник.

Achtung!!! Остальные 3 таблицы заполним только после установления связей между таблицами, т.е. разработки схемы данных. Поэтому сейчас следует go to subroutine (перейти с возвратом) на метку Схема данных (стр. 18 ).

Маленькие хитрости большой БД.

Иногда при вводе данных таблицу не удается закрыть или перейти к другой записи из-за повторяющегося или нулевого значения ключа. Выход прост: введите любой неповторяющийся ключ, выделите строку щелчком на начало и удалите через контекстное меню Для учебных целей пока все таблицы заполняем один к одному, как на рисунках.

Помните, что значение ключа не может быть пустым или повторяться! При заполнении 3 других таблиц попробуйте ввести некорректные данные, чтобы проверить реакцию СУБД (например, дата поступления больше текущей, срок хранения больше 120 и т.д.).

В таблицы Ост_ кон и Ост_нач: добавьте самостоятельно 5-7 записей.

Естественно, что коды товаров будут выбираться только выбором из списка со справочника.

Дата поступления пусть остается внутренней датой компьютера, а не та, которая в рисунке от 2003 года. Когда надо будет – измените или добавите с другой датой при построении запросов. Примерный вид таблицы Прибыло смотри через страницу в Фильтрах таблиц.

После всех упражнений таблицы должны иметь примерно следующий вид:

Пусть Вас не смущает вид некоторых таблиц, кнопки раскрытия + и свертывания - автоматически отражают внутренние связи полей между таблицами.

Узнаете, но не все сразу… Все изменения свойств таблиц и других объектов выполняются через Конструктор, а ввод-вывод-добавление записей в режиме просмотра (Открыть).

В мире мудрых мыслей BILDUNG MACHT FREI нем. (бильдунг махт фрай) — «Образование делает свободным» (Девиз универсальной энциклопедии и общеобразовательной серии издателя Мейера) RIDENDO DICERE SEVERUM лат. (ридэндо дицере сэвэрум) — шутя, говорить о серьезных вещах (третий девиз серии «Компьютер для Петруши»).

FESTINA LENTE лат. [фэстина лэнтэ] — букв. «торопись медленно»; не делай наспех.

OHNE HAST, OHNE RAST нем. (оне хаст, оне раст) — без суеты, но и без остановок (Выражение Гете, «Кроткие ксении»).

2.1. Фильтры в таблицах Часто в больших базах данных в режиме просмотра таблиц возникает необходимость фильтрации записей по тем или иным условиям. Access представляет прекрасную возможность через встроенные инструменты фильтрации отбирать нужные записи.

Для примера откроем таблицу Прибыло нажмем на кнопку Изменить фильтри наберем условие выборки по номеру накладной между 5 и 10 записями (логические операторы знакомы со времен программирования на языках царя Гороха(Or, And, Not, Xor и т.д.) >5 and < Применение фильтраи получим отфильтрованный список товаров.

Для снятия фильтра кнопка рядом.

Для того, чтобы показать поставки от ОАО «Хлеб», нужно по колонке Поставщик выделить строку и применить Фильтр по выделенному. Соседние кнопки служат для сортировки по выбранным полям (у нас по убыванию значения кол-во). Потренируйтесь самостоятельно.

Самостоятельная 2.1.

• Выдать список всех товаров, поступивших за вчерашний день • Выдать список всех товаров, поступивших от МУП «Хлебушко» за последний месяц • Выдать список товаров по коду 201 или 301, поступивших вчера Забегая вперед - Фильтры можно применять и для запросов 2.2. Маски ввода Для некоторых типов данных можно создавать и шаблоны для ввода информации (иногда их называют масками). Например, для облегчения ввода даты.

При помощи Конструктора откроем таблицу Прибылодля поля дата поступления в Свойствах поля нажмем на Построитель … в Масках ввода(см.) ДАвыберем Краткий формат даты, щелчок на Пробу Готово.

Попробуем ввести дату поступления по маске. Введите 3-4 записи, уже достаточно 6-ти цифр через цифровую клавиатуру.

Вот пример попытки ввода 14-го месяца. У кого ума хватит – могут поупражняться и вводом данных за 31 июня.

А теперь перескакиваем схему данных (мы там уже были) и Go to на Формы.

3. Схема данных Установление связей между таблицами или концептуальной модели базы данных является наиболее ответственным этапом проектирования БД.

Попробуем связать все эти таблицы между собой – построим схему данных.

Сервис схема данных. Основной таблицей будет считаться Справочник, он связывает все другие таблицы через Код товара. Тип связи для Справочника с другими таблицами везде будет по второму типу объединения. Почему нужно именно так – поймете попозже при строительстве запросов. Через этот же справочник все другие таблицы тоже окажутся связанными между собой. Связи, которые строим сами, называются прямыми и отражаются в схеме данных, но иногда СУБД сама может установить прямые связи после неоднозначно определенных запросов по своему разумению и пониманию, по умолчанию первого типа, внутренние. Прямые связи как раз и отражены при открытии таблиц в виде кнопки раскрытия списка +.

У Вас должна быть примерно следующая картина (какие-то связи могут уже быть из-за введения подстановок до установления схемы данных. Эти связи по умолчанию внутренние, по первому типу объединения), но для чистоты эксперимента мы их удалим: выделить мышью линию связи и клавиша Del.

Добавим остальные таблицы при помощи контекстного меню Схемы данных и свяжем, как сможем.

Pages:     || 2 | 3 |






© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.