WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 |
Е. М. Карчевский, И. Е. Филиппов Access 2010 в примерах Учебно-методическое пособие Казанский федеральный университет 2011 Содержание Урок 1. Создание таблиц базы данных................................................................. 3 Урок 2. Ввод данных в таблицы.......................................................................... 15 Урок 3. Логическая структура базы данных...................................................... 21 Урок 4. Однотабличные формы........................................................................... 26 Урок 5. Формы для загрузки двух таблиц.......................................................... 33 Урок 6. Многотабличные формы......................................................................... 44 Урок 7. Запросы..................................................................................................... 61 Урок 8. Отчет по одной таблице.......................................................................... 83 Урок 9. Отчеты по двум таблицам...................................................................... 89 Урок 10. Многотабличные отчеты...................................................................... 94 Урок 11. Разработка отчета на основе запроса................................................ 100 Урок 12. Управление приложением пользователя.......................................... 107 2 Урок 1. Создание таблиц базы данных Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных. База данных «Учебный процесс» будет состоять из семи таблиц, свойства полей которых приведены в конце этой главы в приложении A.

Для создания файлы базы данных выполним команду меню Файл|Создать. В окне Создание выберем Новая база данных (рис 1.1).

Рис. 1.1. Создание файла базы данных.

Именуем базу данных, определим папку, в которой будет размещен этот файл и щелкаем кнопкой мыши на значке Создать (рис 1.2).

Рис.1.2. Именование базы данных.

Создание структуры таблицы ГРУППА Начнем создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА, представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА Имя Клю- Уни Обя- Тип Размер Число де- Подпись Условие поля чевое каль за- данных сятичных поля на значеполе ное тель знаков ние ное поле Сообщение об ошибке НГ Да Да Да Тексто- 3 Ном. груп- вый пы КОЛ Нет Число- Байт Кол. ст. в >=0 And вой группе <=Кол. студентов больше допустимого ПБАЛЛ Нет Число- Одинар- 2 Прох. балл >2 And <вой ное с Or плавающей точОшибка в кой(оценке байта) В окне базы данных выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор таблиц (рис. 1.3).

Рис 1.3. Вызов конструктора таблиц.

В соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица1:таблица (рис. 1.4) нужно:

В столбец Имя поля ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ В столбце Тип данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку списка На вкладке Общие задать свойства полей (рис. 1.5):

o Размер поля, нажав в нем кнопку списка:

o для текстового поля НГ зададим размер поля o для числового поля КОЛ выберем значение Байт, определяющее длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля (40 студентов в группе) (см. рис.1.6) o для числового поля ПБАЛЛ выберем Одинарное с плавающей точкой o Формат поля для поля ПБАЛЛ – Фиксированный o Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ – o Подпись, Условие на значение, Сообщение об ошибке– для каждого из полей выберем, как указано в табл. 3.Рис 1.4. Окно конструктора таблиц.

Рис. 1.5. Вкладка Общие.

Рис. 1.6. Выбор размера для поля КОЛ (количество студентов в группе) в окне конструктора таблиц Условие на значение, которое заносится в бланк запроса, является выражением, которое может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 1.8). Построитель вызывается при нажатии кнопки справа от строки Условие на значение, в которую выражение должно быть введено (см. рис. 1.7).

Рис. 1.7. Определение свойств поля ПБАЛЛ (средний проходной балл в группе) Внимание Для ввода операторов <больше равно> и <меньше равно> существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам.

Рис. 1.8. Окно построителя выражений с выведенным списком всех операторов После ввода выражения в окно построителя и нажатии клавиши Access выполняет синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение.

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле во вкладке Конструктор. Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице – “ГРУППА”.

Выполним команду Файл|Сохранить и введем это имя в окне Сохранения (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Сохранение таблицы.

Таблица ГРУППА появится в списке объектов Таблицы в окне Все объекты Access (рис. 1.10).

Рис. 1.0. Таблица ГРУППА.

При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных Учебный процесс.mdb.

Упражнение Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, СТУДЕНТ. При создании таблиц используйте проектные параметры их структуры, которые представлены в приложении A.

Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ СТУДЕНТ базы данных “Учебный процесс”.

Использование данных типа Поле объекта OLE(OLE Object) В таблице КАФЕДРА предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением.bmp. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть внедренным или связанным.

Замечание. OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта) – это метод передачи информации в виде объектов между приложениями Windows. Поле объекта OLE является средством, позволяющим установить связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектами могут быть тексты простые и форматированные, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (.WAV), музыка в формате MIDI (музыкально инструментальный цифровой интерфейс), файлы анимации(.FLI,.MMM), видеоклипы (.AVI), электронные таблицы из других приложений, поддерживающих это средство. Access, поддерживая OLE, полностью интегрирован с другими приложениями пакета Microsoft Office.

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным.

Двойным щелчком мыши на ячейке, содержащей внедренный объект, открывается возможность редактирования объекта средствами приложения, в котором объект был создан.

Связанный объект сохраняется в файле объекта. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно просматривать и редактировать объект.

Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Замечание. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо создать элемент управления “Присоединенная рамка объекта”.

Использование данных типа Поле MEMO В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать текстовое данное большой длины – краткую программу курса. Для такого поля выбирается тип данного – Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице, либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш +.

Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE (OLE Object) и при вводе значений в него установить связь с файлами.

Использование данных типа Гиперссылка(Hyperlink) Специальный тип данных Гиперссылка (Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц БД.

Поля с типом Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Webсерверов и документам других ресурсов в сети Internet или intranet. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах, формах и отчетах будет рассмотрено ниже. Там же рассмотрено создание гиперссылки в поле таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

Определение составного первичного ключа В таблице СТУДЕНТ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля НГ и НС.

Для определения этого в режиме конструктора таблиц надо выделить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише . Затем нажать кнопку панели инструментов Ключевое поле.

Аналогично определяются составные ключи в таблицах ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ.

Упражнение Создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры, которые представлены в приложении A.

Приложение А. Описание свойств полей таблиц БД «Учебный процесс» Таблица A.1. Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ Имя Ключе- Уни- Обязатель- Тип дан- Размер Число де- Подпись поля вое по- каль- ное поле ных сятичных поля ле ное знаков поле НГ Да Да Тексто- 3 Группа вый НС Да Да Тексто- 2 Номер вый студента в группе ФИО Да Тексто- 15 ФИО вый ГОДР Нет Числовой Целое Год рождения АДРЕС Нет Тексто- вый ПБАЛЛ Нет Числовой С плав. 2 Проходточкой 4 ной балл байта Таблица A.2. Описание свойств полей таблицы ГРУППА Имя Ключе- Обяза- Тип Размер Число Подпись Условие Сообполя вое тельное данных деся- поля на зна- щение уни- поле тич- чение об каль- ных ошибке ное по- знаков ле НГ Да Да Тексто- 3 Ном. групвый пы КОЛ Нет Число- Байт Кол. ст. в >=0 And Кол.

вой гр. <=35 студ.

больше доп.

ПБАЛЛ Нет Число- С плав. 2 Прох. балл >2 And Ошибка вой точкой 4 <5 Or 0 в оценке байта Таблица A.3. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА Имя Клю- Уни- Обязательное Тип дан- Размер Число де- Подпись поля чевое кальное поле ных сятичных поля поле поле знаков ККАФ Да Да Да Текстовый 2 Код НКАФ Нет Текстовый 15 Название ТЕЛ Нет Текстовый ЗАВ Нет Текстовый 15 ФИО зав.

каф.

ФОТО Нет Поле Фотография объекта заведующего OLE Таблица A.4. Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ Имя Клю- Уникальное Обязательное Тип данных Размер Подпись пополя чевое поле ля поле ТАБН Да Да1 Да Текстовый 4 Таб. номер ФИО Да Текстовый 30 ФИО препод.

СТ Нет Текстовый 15 Уч. степень ЗВ Нет Текстовый 10 Уч. звание ККАФ Да Текстовый 2 Код кафедры Таблица A.5. Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ Имя Клю- Уни- Обяза- Тип Размер Подпись Усло- Сообщеполя чевое кальное тель- данных поля вие на ние об поле ное значе- ошибке поле ние КП Да Да1 Да Тексто- 2 Код предвый мета НП Нет Тексто- 15 Название вый предмета ЧАСЫ Нет Число- Целое Всего ча- >0 And Число чавой сов <=300 сов должно быть не более ЛЕК Нет Число- Целое Лекции вой ПР Нет Число- Целое Практика вой ЧС Нет Число- Целое Семестров вой ПРОГР Поле ПрограмMEMO ма Таблица A.6. Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ Имя по- Ключе- Уни- Обяза- Тип дан- Размер Число де- Подпись ля вое поле каль- тельное ных сятичных поля ное поле знаков НГ Да Да Текстовый 3 Ном.

группы КП Да Да Текстовый 2 Код.

предмета ТАБН Да Да Текстовый 4 Таб. н.

преп.

ВИДЗ Да Да Текстовый 3 Вид занятий ЧАСЫ Нет Числовой Целое 0 Ср. балл по предм.

Совпадения не допускаются.

СБАЛЛ. Нет Числовой С пл. ГР точкой байта Таблица A.7. Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ Имя по- Ключевое Уни- Обяза- Тип дан- Размер Число де- Подпись ля поле каль- тельное ных сятичных поля ное поле знаков НГ Да Да Текстовый 3 Номер группы НС Да Да Текстовый 2 Ном. студента КП Да Да Текстовый 2 Код предм.

ТАБН Да Да Текстовый 4 Таб. н.

препод.

ВИДЗ Да Да Текстовый 3 Вид занятия ОЦЕНКА Нет Числовой Целое Урок 2. Ввод данных в таблицы Ввод записей в режиме таблицы В окне Области навигации установим курсор на таблице КАФЕДРА, щёлкнем правой кнопкой мыши на таблице и выберем в контекстном меню пункт Открыть. Таблица откроется в режиме таблицы. Заполним строки (записи) открывшейся таблицы в соответствии с названиями столбцов (полей).

Введем несколько записей в таблицу КАФЕДРА, данные для которых представлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Данные таблицы КАФЕДРА Код Название ТЕЛ. ФИО зав. кафедрой 01 ИНФОРМАТИКИ 310-47-74 Игнатьева В. В.

02 МАТЕМАТИКИ 310-47-15 Иванов И. И.

03 ИСТОРИИ 310-47-16 Смирнова И. В.

04 ИНОСТРАННОГО ЯЗ. 310-47-17 Жданова А.Е.

05 ФИЗКУЛЬТУРЫ 310-47-67 Плетнев В.А.

06 ФИЛОСОФИИ 310-47-18 Бондаренко В.В.

Корректность вводимых данных (соответствие заданному типу поля, размеру и условию на значение, которые определены в свойствах полей в режиме конструктора) проверяется автоматически при их вводе. Отслеживается уникальность значений ключевых полей.

Отменить ввод значения в поле до перехода к другому полю можно, нажав клавишу или на Панели быстрого доступа.

Если на Панели быстрого доступа отсутствует значек, тогда щелкнем правой кнопкой мыши на Ленте и в контекстном меню выберем пункт Настройка панели быстрого доступа…, в открывшемся окне Параметры Access выберем вкладку Панель быстрого доступа. В списке найдем команду Отменить, щелкнем на ней и далее нажмем кнопки Добавить и ОК, после чего на Панели быстрого доступа появиться нужная нам команда.

Для отмены изменений и в поле, и в записи нажмите клавишу два раза. Переход от одного поля к другому можно выполнить клавишей , <ВПРАВО>, <ВЛЕВО> или переводом курсора. Чтобы перейти к следующему полю в столбце, нажмите клавишу <ВВЕРХ> или <ВНИЗ>, или щелкните нужную ячейку.

Завершение ввода новых значений записи, т.е. редактирования, осуществляется при переходе к любой другой записи (при смене текущей записи). После перехода к другой записи можно отменить ввод (редактирование) всей записи, нажав.

Команда занимает одну позицию, но в зависимости от контекста приобретает различный смысл, а всплывающая подсказка сообщает о текущем ее назначении. По этой команде может быть отменено только одно последнее действие.

Размещение объекта OLE Рассмотрим размещение объекта OLE на примере поля Фотография заведующего в таблице КАФЕДРА. Пусть фотографии хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с расширением.bmp.

Рассмотрим вариант внедрения объекта в файл базы данных. Установим курсор в соответствующее поле таблицы. Щёлкнем правой кнопкой мыши на поле таблицы и выберем в контекстном меню пункт Вставка объекта. В окне Вставка объекта (рис. 2.1) надо отметить переключатель Создать из файлa.

Окно Вставка объекта примет вид (рис. 2.1), который позволяет ввести имя файла с фотографией. Для поиска файла можно воспользоваться кнопкой Обзор, по которой выведется диалоговое окно, позволяющее просмотреть диски|папки и выбрать необходимый файл.

Рис. 2.1. Окно для выбора вставляемого объекта из файла Флажок Связь по умолчанию не отмечен и, следовательно, содержимое файла будет введено в поле как внедренный объект. Увидеть содержимое поля можно через форму или отчет. Дальнейшие изменения файла не будут отражаться на встроенном объекте. Для введения в поле связанного объекта надо установить флажок Связь. Это сэкономит место в базе данных и даст возможность отображать все изменения, вносимые в файл.

В результате заполнения таблицы в соответствующем поле будет указан вид объекта "Точечный рисунок". Для просмотра внедренного объекта необходимо в соответствующем поле установить курсор и дважды щелкнуть кнопкой мыши.

Для отображения содержимого поля в виде значка, представляющего файл с документом, надо в окне Вставка объекта установить флажок В виде значка. Значок может быть использован для представления связанного объекта.

Ввод логически связанных записей Введем несколько логически взаимосвязанных записей в таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ.

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 |






















© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.