WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |

4. Щелкните по группе Outlook. Как правило, при загрузке программы эта группа открывается автоматически. Просмотрите, какие объекты в ней размещены. Например, в группе Outlook могут быть расположены папки «Outlook сегодня», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Заметки».

5. Щелкните по группе Почта. Просмотрите, какие объекты в ней размещены. В этой группе могут быть расположены папки «Черновики», «Входящие», «Исходящие».

6. Щелкните по группе Другие папки. В этой группе могут быть расположены папки «Дневник», «Удаленные», «Мой компьютер», «Мои документы».

Элективный курс по выбору «Как быть востребованным на рынке труда в эпоху информационных технологий» 7. Состав объектов группы можно изменить: перенести объект в другую группу, удалить объект с панели Outlook, добавить объект.

8. Расположите объекты по группам в том составе, как перечислено выше. Для этого:

• наведите указатель мыши на объект;

захватите объект и переместите его сначала на заголовок другой группы, а затем, когда группа раскроется, расположите его в нужном месте между другими объектами. Место, где будет расположен объект, отмечается во время выполнения действия специальной разделительной линией.

8. Удалите объект Favorites из группы Другие папки. Для этого:

• наведите указатель мыши на объект;

• щелкните правой кнопкой мыши;

• в контекстном меню выберите команду Удалить с панели Outlook;

• основную часть окна программы занимает информация открытой в данный момент папки.

Щелкните по заголовку группы Outlook и поочередно откройте объекты, расположенные в этой группе. Просмотрите, как изменяется рабочая область окна;

• откройте папку «Outlook сегодня». В этой папке расположена информация о предстоящих делах (встречах, задачах), а так же о наличии почты. Каждая запись в папке выполнена в виде гиперссылки к соответствующему объекту. При первом запуске программы эта папка, как и другие, не содержит информации.

Учет сведений о людях в папке «Контакты» Задание 1. Работа с папкой «Контакты». Создайте несколько контактов. Научитесь изменять текущее представление в папке «Контакты».

Технология работы 1. Откройте папку «Контакты».

2. Создайте новый контакт. Для этого щелкните по кнопке Создать на панели инструментов.

Откроется окно контакта.

3. Введите сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке Общие. Около некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести информацию более точно. Например, щелкните по кнопке Полное имя. Раскроется дополнительное окно ввода имени.

Заполните поля, связанные с именем контакта.

4. Перейдите на вкладку Подробности. Заполните дополнительные сведения о контакте. Если какие-то сведения вам не известны или не нужны, можно оставлять поля незаполненными.

5. На вкладке Действия в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с этим контактом: телефонные звонки и др.

6. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закройте окно контакта и просмотрите, как представлены сведения в папке «Контакты».

7. Создайте несколько контактов из разных организаций, с которыми ваше предприятие поддерживает деловые отношения.

8. Создайте несколько контактов с сотрудниками предприятия.

Для этого:

• щелкните дважды по имеющемуся контакту;

• выберите команду из меню Действия/ Создать контакт в том же предприятии; откроется окно, в котором некоторые поля, связанные с адресом и телефонами предприятия, будут уже заполнены;

• введите недостающие сведения, а также измените, если это необходимо, уже имеющиеся.

9. Внесите в папку «Контакты» сведения о сотрудниках вашего предприятия, и прежде всего сведения о директоре.

10. Измените текущее представление сведений о контактах в папке, используя команду Вид/Текущее представление и выбрав представление из предложенного списка: адресные карточки;

подробные адресные карточки; список телефонов; по организациям или др.

Задание 2. Телефонный звонок.

Элективный курс по выбору «Как быть востребованным на рынке труда в эпоху информационных технологий» Технология работы 1. Откройте папку «Контакты». Выделите контактное лицо, которому нужно позвонить.

2. На панели инструментов раскройте список, щелкнув по кнопке Автонабор или выберите в меню Действия команду Позвонить контакту. В списке выберите один из контактных телефонов.

Откроется окно Новый звонок.

3. Установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике.

4. Щелкните по кнопке Позвонить. При наличии модема сразу начнется набор телефонного номера, и одновременно откроется окно Телефонный звонок. Когда модем произведет соединение, можно снять телефонную трубку и закрыть окно Новый звонок.

5. В окне Телефонный звонок сделайте запись о теме разговора и опишите подробно содержание разговора. При хорошей квалификации секретарь умеет одновременно и говорить, и фиксировать разговор.

6. Закройте окно после записи в нем информации о звонке. На вопрос программы: «Сохранить сделанные изменения» ответьте утвердительно. После этого сведения о телефонном звонке сохранятся в карточке контакта и в «Дневнике».

Задание 3. Слияние папки Контакты с документами Word.

При отсылке писем вам приходится надписывать адреса получателей на конвертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки «Контакты». Для этого используется режим Слияние в программной среде Word. Научитесь записывать адреса на почтовых конвертах, используя слияние с папкой «Контакты».



Технология работы 1. Откройте новый документ Word. Выполните команду Сервис/Конверты и наклейки. Откроется окно Конверты и наклейки 2. Перейдите на вкладку Конверты. Вы увидите поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположен значок Адресной книги.

3. В поле получателя щелкните по кнопке Адресная книга. В открывшемся окне выберите адресата.

4. В поле обратного адреса щелкните по кнопке Адресная книга. В открывшемся окне выберите фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от чьего имени посылается письмо.

Отключите флажок Не печатать.

5. Для выбора размера конверта щелкните по кнопке Параметры. В списке выберите нужный размер конверта.

6. Для просмотра надписи на конверте щелкните по кнопке Добавить в окне Конверты и наклейки.

Практическая работа №7 Планирование рабочего времени. Учет выполненной работы.

Задание 1. Работа с папкой «Календарь». Познакомьтесь с интерфейсом папки «Календарь».

Технология работы 1. Откройте папку «Календарь».

2. Найдите окно Ежедневник с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете записать встречи, собрания, события.

3. Измените цену деления шкалы времени. Для этого:

o щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;

o в контекстном меню выберите подходящий интервал времени.

4. Найдите папку «Календарь». С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте календарь на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.

5. Щелкните по какой-нибудь дате в календаре. Убедитесь, что Ежедневник открылся на указанной дате.

6. Форму представления Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки Элективный курс по выбору «Как быть востребованным на рынке труда в эпоху информационных технологий» День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните по каждой кнопке и проследите, как изменится представление Ежедневника.

7. Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в каждой строке которой записывается название и некоторые пара метры задач.

Задание 2. Планирование встречи. Научитесь записывать в календарь встречи.

Технология работы 1. Откройте Ежедневник на текущей дате.

2. Запланируйте на ближайшее время «Обсудить с Капрановым Ю.И. план работ». Для этого:

o щелкните по шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

o запишите тему встречи;

o нажмите клавишу [Enter].

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 мин до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

3. Дождитесь звукового сигнала.

Измените длительность встречи. Для этого • наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

• захватите и переместите границу встречи.

5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни.

Задание 3. Изменение параметров встречи.

Технология работы 1. Откройте окно Параметры встречи двойным щелчком по теме или по пустой строке в Ежедневнике.

2. Рассмотрите вкладку Встреча. Для этого:

o измените тему встречи;

o укажите место встречи;

o отключите флажок оповещения;

o установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.

3. Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните по кнопке Контакты в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Задание 5. Создание задачи.

Технология работы 1. Рассмотрите представление информации о задачах в папке «Календарь» и в папке «Задачи».

Они во многом совпадают.

2. Перейдите в папку «Задачи».

3. Для создания задачи щелкните по строке с надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще некоторые параметры задачи. Запишите тему «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажите срок исполнения в раскрывающемся календаре, затем нажмите клавишу [Enter].

4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно параметров задачи.

Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.

5. Прикрепите к задаче файл с приказом (см. Задание 4).

6. Создайте еще несколько задач на ближайшие пять дней: собрать сведения семинара; составить план проведения семинара; составить список участников семинара; разослать телефонограммы участникам семинара.

Задание 6. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения.

Технология работы 1. Откройте окно Разослать телефонограммы участникам семинара.

Элективный курс по выбору «Как быть востребованным на рынке труда в эпоху информационных технологий» 2. На панели инструментов щелкните по кнопке Назначить задачу. Появится строка Кому...

3. Щелкните по строке Кому... Откроется окно Получатель поручения.

4. Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей сообщения щелчком по кнопке Кому...

5. Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан контакт.

6. Закройте окно Задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того как вы поручили задачу другому человеку, вы перестаете быть ее хозяином, т.е. не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.





7. Просмотрите в папке «Задачи», как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за их выполнение.

8. Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки «Контакты».

Задание 8. Создание заметки.

Технология работы 1. Откройте папку «Заметки».

2. Щелкните по кнопке Создать. Откроется окно Заметки желтого цвета.

3. Запишите в окне текст заметки.

4. Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки.

5. Свяжите заметку с контактом. Для этого:

o двойным щелчком по значку откройте заметку;

o откройте скрытое меню Заметки;

o выберите пункт Контакты;

o в открывшемся списке контактов выберите нужного человека.

6. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта.

Откройте в папке «Контакты» карточку лица, с которым вы связали заметку.

7. Перейдите на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание о заметке.

8. Изучите другие возможности меню Заметки. Среди прочих вы найдете команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты. С правилами пересылки сообщений вы познакомитесь далее.

Учет выполненной работы Задание 1. Просмотр и настройка «Дневника».

Технология работы 1. Откройте папку «Дневник». За то время, пока вы учились работать в среде Outlook, в папке уже появились некоторые записи о вашей работе. Записи в дневнике сгруппированы по типам.

2. Просмотрите группы записей. Чтобы просмотреть записи одного типа, щелкните по кнопке со знаком «+». Чтобы закрыть группу, щелкните по кнопке со знаком «-».

3. Чтобы указать типы записей, файлов и контактов, для которых следует сохранять информацию в дневнике, в меню Сервис выберите пункт Параметры.

4. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры дневника. I 5. В окне Параметры дневника установите флажки около тех типов элементов, контактов и файлов, которые надо учитывать в дневнике.

Задание 2. Запись мероприятия в Дневнике вручную. Научитесь записывать в Дневник сведения о проведенных мероприятиях и созданных документах.

Технология работы 1. Откройте папку «Дневник».

2. На панели инструментов щелкните по кнопке Создать. Откроется окно Запись в дневнике (Без имени).

3. В поле Тема введите описание.

4. В списке Тип выберите тип записи, заносимой в дневник.

5. Установите прочие параметры, если они необходимы.

6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Элективный курс по выбору «Как быть востребованным на рынке труда в эпоху информационных технологий» Практическая работа № 8. Пересылка сообщений по электронной почте Задание 1. Создание и отправка сообщения.

Технология работы 1. Установите режим отправки сообщения. Для этого:

o в меню Сервис выберите пункт Параметры;

o в окне Параметры перейдите на вкладку Доставка почты;

o установите или отключите флажок Отправлять сообщения немедленно.

2. Откройте папку «Исходящие» и щелкните по кнопке Создать. Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы.

3. В окне Сообщения щелкните по кнопке Кому... и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Вы можете также выбирать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка С К).

4. В поле Тема введите кратко заголовок сообщения 5. В рабочем поле введите текст сообщения.

6. Для создания вложения выберите в меню Вставка пункт Файл.

7. В окне обзора двойным щелчком выберите заранее созданный и сохраненный файл. Вложение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна Сообщения.

8. Для отправки сообщения щелкните по кнопке Отправить на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку «Исходящие» в зависимости от установленного режима.

9. Если у вас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой Отправить из меню Сервис. После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки «Исходящие» в папку «Отправленные».

10. Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберите в меню Сервис команду Отправить/Получить. В раскрывающемся списке выберите пункт той учетной записи (если их несколько), по которой вы хотите произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на ваш компьютер.

11. Создайте новое сообщение по теме «Согласование сроков поставки оборудования» и адресуйте его контакту.

12. Если вы не завершили работу над составлением сообщения или не собираетесь его в ближайшее время отправлять, сохраните его в папке «Черновики». Для этого выберите в меню Файл команду Сохранить. Вы можете отправить сообщение по адресу, который не записан в папке «Контакты». Для этого в строке Кому запишите адрес электронной почты.

Задание 2. Просмотр почтовых папок и сообщений.

Технология работы 1.Просмотрите на панели Outlook почтовые папки и определите, не открывая папки, сколько в них находится элементов.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.