WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 12 | 13 || 15 | 16 |   ...   | 24 |

· Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

· Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентация такого рода очень часто используется в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого – либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию, особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться.

Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, необходимо зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.

Анализ аудитории. Аудитория – это еще один базовый элемент вашей презентации, и так как именно для аудитории речь и делается, именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и использовать полученные данные в подготовке к речи.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения.

Но когда в группе больше 12-ти человек, нормальное обсуждение становится невозможным. Спрогнозируйте, сколько человек придет на презентацию. Выясните, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения. Проанализируйте соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих.

Проведите анализ, зачем конкретные люди пришли на презентацию.

Предугадайте возможные уточнения и вопросы.

Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.

Прогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите.

Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета.

Разработка главной идеи. Первый шаг – это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Необходимо разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

Планирование времени. С хорошо разработанной главной идеей выступления можно приступать к планированию времени и структуры выступления. Начните с небольшого плана будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении которого повторите основные части выступления и главную мысль. Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты презентации. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Удостоверьтесь, что выбрали наиболее полезные и интересные данные, что контролируете внимание публики.

Научитесь урезать информацию таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей (десятиминутного доклада обычно вполне достаточно).

Вступление. Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям.

· Используйте юмор, юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

· Стройте выступление вокруг яркого примера.

· Задайте вопрос. Это поможет вовлечь публику в ваше выступление.

Как только вы закончили выкладывать основные пункты презентации, приступайте к заключению. Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее, чем вступление. В заключении нужно кратко повторить основные мысли выступления.

В добавление к выступлению, основной части и заключению презентация должна включать в себя время для ответов на возникшие у аудитории вопросы. Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель – мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель – убеждение, то к вопросам аудитории следует тщательно подготовиться и отвести на ответы 20 % и более от общего времени выступления.



Использование наглядных материалов. Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Существует два основных типа наглядных пособий:

1. Текстовые. Они помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов, используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

2. Графические. Они иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое основательное впечатление от презентации, помогают в запоминании.

Несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

· Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

· Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл, прежде чем им предстоит продолжить слушать речь.

· Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

· Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

· Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.

· Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

· Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, – уберите материалы.

Мастерство отличной презентации. Когда вся речь распланирована и подготовлена, имеются средства ее иллюстрирования, можно приступить к тренировке речи. Вот несколько советов:

1. Избегайте запоминания речи целиком, особенно если она длинная. Редактируйте свою речь по ходу выступления.

2. Если речь чрезвычайно формальна, не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста.

3. Презентация с использованием короткого плана является наиболее эффективной и легкой в подготовке и проведении.

4. Спонтанная речь (экспромт). Не спешите, сделайте паузу, подумайте, о чем будете говорить, и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода от одной темы к другой.

Несколько полезных советов профессионалов о том, как преодолеть страх и волнение перед презентацией:

· Подготовьте материалов больше, чем это необходимо.

· Думайте положительно об аудитории. Чаще смотрите на доброжелательные лица.

· Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

· Перед тем как начать говорить, дважды глубоко вздохните.

· Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.

· Если горло пересохло, – выпейте воды.

· Используйте методы иллюстрации.

· Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.

· Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

В социальной психологии существует большое количество экспериментальных исследований, выясняющих условия и способы повышения эффекта речевого воздействия, достаточно подробно исследованы как формы различных коммуникативных барьеров, так и способы их преодоления (см. разд. 4.1). Совокупность определенных мер, направленных на это, получила название «убеждающей коммуникации», на основе которой разрабатывается так называемая экспериментальная риторика – искусство убеждения посредством речи. Вспомним некоторые риторические приемы, повышающие выразительность и доходчивость речи:

· повторение мысли – теми же словами, другими словами;

· диалогичность речи – сам себе вопрос – ответ;

· раскачка – за счет объема и разнообразия информации и средств ее передачи;

· контратака – направление речи в слабое место позиции партнера;

· категоричные формы утверждения и отрицания;

· гиперболизация – использование крайностей (утрированных форм оценок и прогнозов);

· обращение возражения в вопрос;

· использование ярких примеров, иллюстраций и т. д.

Средством усиления выразительности и образности речи являются такие приемы, как тропы (метафора, персонификация, гипербола, симфора, символ, метонимия, синекдоха, литота, ирония, эпитет, сравнение) и фигуры речи (антитеза, оксиморон, градация, параллелизм – анафора и эпифора, подхват, эллипсис, инверсия, умолчание).

В римской риторике рекомендовалась определенная структура выступления:

· экзордиум – несколько вступительных замечаний о теме;

· экспозицио – определение понятия, характеристика объема и важности темы;

· кауза – прямые дедуктивные доказательства: логические аргументы, подтверждающие правильность суждений;

· контрариум – непрямые дедуктивные доказательства: опровержение мнения партнера;

· симиле – аналогии: подобные явления в других сферах;

· экземплюм – индуктивные доказательства: примеры из истории и повседневной жизни;

· тестимониум – авторитетные суждения: высказывания прославленных людей, пословицы;

· конклюзио – резюме: выводы и их использование.

Можно классифицировать характеристики коммуникатора, способствующие повышению эффективности его речи, обусловливающие его позицию во время коммуникативного процесса. Таких позиций три:

· открытая – коммуникатор открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения, оценивает различные факты в подтверждение этой точки зрения;

· отстраненная – коммуникатор держится подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения, не исключая ориентации на одну из них, но не заявленную открыто;





· закрытая – коммуникатор умалчивает о своей точке зрения, даже прибегает иногда к специальным мерам, чтобы скрыть ее.

Так же всесторонне исследованы способы повышения воздействия текста сообщения. Именно в этой области применяется методика контент-анализа, устанавливающая определенные пропорции в соотношении различных частей текста.

Особое значение имеют работы по изучению аудитории. Результаты исследования в этой области опровергли традиционный для XIX в.

взгляд, что логически и фактически обоснованная информация автоматически изменяет поведение аудитории. Наиболее важным фактором оказалось взаимодействие информации и установок аудитории. Это обстоятельство положило начало исследованиям роли установок аудитории в восприятии информации.

5.3. Стратегии письменных коммуникаций Довольно часто коммуникации в деловой сфере осуществляются в письменной форме: заявления, служебные записки, письма, отчеты, предложения и т. д. Какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту предоставляются также в письменной форме. Остановимся на стратегии составления деловых писем. Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран.

· Деловое письмо пишется исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа.

· Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности сделать это – трудности с переводом на редкие языки – допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире.

· Письмо должно быть кратким, грамотным, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления.

· Деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены полное ее название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты.

· Деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, адреса, вступительного обращения, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи.

В зависимости от содержания деловой информации существуют различные виды писем.

· Письмо-просьба имеет своей целью выражение просьбы.

Просьба формулируется кратко и точно. Непременно подчеркните личную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение.

· Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность, выражение готовности к сотрудничеству и т. п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким письмом достаточно подписи референта или секретаря.

· Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель – тактично напомнить о необходимости выполнить взятые обязательства.

· Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Иногда оно служит подтверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.

· Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение.

В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т. п.).

· Письмо-отказ – это ответ на претензию потребителя или партнера. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддерживать нормальные отношения с клиентом. Начало письма должно содержать нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то, с чем согласны. Затем идет объяснение причин отказа. Концовка должна быть позитивной, следует выразить готовность к продолжению сотрудничества.

· Письмо-извинение. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, заключение договора, поставка и т. п. В ряде случаев такое письмо отправляется после уведомления по телефону.

· Гарантийное письмо является особой формой письма и направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т. п. Заканчивается письмо фразой «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

· Циркулярные письма. Их цель – довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам). Рассылаются такие письма за подписью руководителя по общим вопросам. Личная подпись при этом обязательна лишь на первом экземпляре, а на остальных – факсимиле.

Основные принципы письменных коммуникаций, рассмотренные выше, применимы и к другим письменным текстам, в частности, к резюме.

Как составить резюме правильно – CV (Curriculum Vitae) Резюме – очень важная вещь при устройстве на работу. Оно дает ваш краткий профессиональный портрет. Резюме – тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Резюме можно дополнить сопроводительным письмом к работодателю (компании или конкретному должностному лицу). В нем вы можете сообщить информацию, не вошедшую в резюме.

Стиль резюме должны отличать: краткость, конкретность, избирательность (не пишите лишнего), честность.

Оформление резюме: лист бумаги формата А4, обязательно печатный текст. Текст резюме должен помещаться на одной странице.

· Продумайте несколько вариантов резюме: для отправления по почте или по факсу, в электронном виде по e-mail, для вручения лично.

Pages:     | 1 |   ...   | 12 | 13 || 15 | 16 |   ...   | 24 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.